Documents commerciaux

Dans le cadre du commerce international, plusieurs documents commerciaux sont utilisés lors des échanges entre opérateurs.

Le contrat de vente

Le contrat de vente est l’acte initial qui constate l’obligation du vendeur de livrer les biens convenus, et celle de l’acheteur de les payer. Il définit les biens vendus ainsi que les conditions de la vente et de la livraison, en précisant en principe l’Incoterm choisi par les parties. Sa forme est généralement libre : il peut être complété par des conditions générales de vente voire remplacé par un bon de commande.

La facture proforma

Il s’agit d’une facture provisoire, qui n’a pas de valeur comptable, mais qui constitue une proposition d’offre commerciale. Elle peut permettre à l’acheteur d’obtenir une autorisation pour l’importation par exemple. Elle contient également les conditions de vente de la marchandise. Si l’offre et les conditions sont confirmées par l’acheteur, ce dernier enverra un bon de commande au vendeur.

La facture commerciale

La facture commerciale est le document de référence pour toute opération logistique. Elle permet d'établir la déclaration d'exportation, d'importation, le titre de transport, les documents d'origine et éventuellement le règlement par crédit documentaire. Elle est donc exigée pour tout envoi international et toujours requise pour le dédouanement. Elle contient les informations de base sur la transaction, notamment :

  • les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire (nom et adresse)
  • la date d’émission
  • le numéro de facture
  • la désignation des biens (nom, type, etc.)
  • l’unité de mesure
  • la quantité des biens
  • la valeur unitaire
  • la valeur totale des articles
  • la valeur totale de la facture et la devise de paiement
  • les conditions de paiement (mode et date de paiement, ristournes, etc.)
  • les conditions de livraison conformément à l’Incoterm adéquat
  • le(s) moyen(s) de transport.

A noter que la loi TVA luxembourgeoise impose des mentions obligatoires sur les factures de vente.

La liste de colisage

La liste de colisage (packing list, en anglais) est un document répertoriant tous les colis qui constituent une expédition. Elle est jointe à la facture commerciale et aux documents de transport et permet de vérifier la conformité de l’expédition à la commande. Il s’agit d’une pièce exigée par les douanes reprenant l’identification de chaque colis (marques, numéros, poids brut et net, dimensions, cubage, contenu, etc.).

La lettre de crédit

La lettre de crédit, également appelée crédit documentaire, est l’engagement d’une banque de payer un montant déterminé à l’expéditeur d’une marchandise, contre remise, dans un délai fixé, de documents conformes prouvant que la marchandise a été expédiée. Le crédit documentaire est soumis à des règles strictes édictée par la Chambre de Commerce Internationale.

Le certificat d’assurance

L’assurance couvrant les marchandises transportées peut être souscrite soit directement auprès d’une compagnie d’assurance, soit auprès du transporteur. Elle ne couvre pas la responsabilité civile.

Le certificat d’assurance est établi par la compagnie d’assurance. Il matérialise la police choisie : la valeur de l’envoi, la valeur assurée, la prime de l’assurance et la garantie choisie. Il sera utilisé par le bénéficiaire en cas de dommages.

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